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Como limpar listas de email e evitar que os Hard Bounces prejudiquem seus envios

Por Ana Paula Agostini em 4 de fevereiro de 2022
Uma das primeiras ações que deve-se levar em consideração para que o Email Marketing funcione, de fato: limpar listas de contatos. Entenda!

Quando você envia um email marketing, qual é sua taxa de entrega? E de Hard Bounces?

Muitas empresas já me responderam essa pergunta dizendo que seus envios têm entrega de 80% ou 90%. Isso pode parecer um bom sinal, mas para nós, especialistas em Inbound Marketing, isso é um grande sinal de alerta.

Vou te mostrar como estão as taxas de entrega dos emails da Conexorama, e como eu quero que as suas fiquem ao final deste artigo:

captura de tela exibindo dados de entrega dos emails da conexorama

Ah! E nesses 3 envios, somados, tivemos um total de 13 hard bounces (0,031%).

Vamos entender como ter um desempenho desses? Segue comigo!

O que são Hard Bounces e Soft Bounces?

Os bounces são, em email marketing, o que a “taxa de rejeição” é para as métricas do seu site. Se você selecionou um Lead, e sua ferramenta de email marketing não conseguiu entregar a mensagem para ele, isso é um bounce.

Eles podem ser de dois tipos: hard ou soft.

Soft bounces são problemas temporários. São aqueles emails que não foram entregues porque a caixa de entrada do Lead está cheia, ou por algum problema temporário no servidor. E, depois de resolvidos esses problemas, a mensagem é entregue.

Já os hard bounces são mais preocupantes, sendo causados por fatores permanentes, como uma conta de email desativada ou um endereço de email inválido (sabe aquele Lead que preenche seu formulário com o email “naotenho@email.com”?).

E, da mesma forma que uma alta taxa de rejeição pode prejudicar o SEO do seu site, uma alta taxa de Hard Bounce pode prejudicar a reputação do seu domínio para os servidores de email. Você não quer que seus emails comecem a ser considerados como SPAM, quer?

Então vamos falar sobre limpeza de listas!

Por que limpar listas de email?

Já percebeu que os clientes estão ficando cada vez mais ligados, quando se trata em publicidade digital? Isso já era uma tendência nos últimos anos, e se intensificou ainda mais com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A balança do poder entre marketing e consumidor está pendendo exponencialmente para quem compra o produto, que determina exatamente o que quer ou não receber em suas caixas de entrada.

Por isso, não adianta colocar seus emails em um canhão direcionado a listas inativas ou compradas. Você estará perdendo tempo, dinheiro e ainda danificando seriamente a sua marca perante esse público – e, no caso da compra de listas, cometendo um crime.

gif mostra Michael Scott, personagem da série The Office, falando "eu sabia! eu sabia!"
Além disso, provedores de email possuem sistemas de segurança que implementam mais e mais barreiras para definir o que é uma campanha de Email Marketing aceitável.

E, sabemos que marcações como SPAM, mensagens não entregues (bounces) e unsubscribes são fatores importantes para essas definições.

Sendo assim, emails para listas não qualificadas podem gerar suspensões, multas e, claro, resultados terríveis para sua estratégia de Marketing Digital.

4 dicas para manter uma lista de Leads limpa

Os esforços de uma limpeza de listas podem ser delimitados em três fases:

1. Limpe listas de emails antes de importar

Sempre indicamos evitar ao máximo importações de listas por diversos motivos, mas existem casos e casos.

Ao precisar importar uma lista de email, o primeiro passo é ter certeza de que você precisa importar essa lista. Faz sentido ter esses Leads na sua base? Você estará agindo em concordância com a LGPD ao fazer essa importação?

Se a resposta for sim, antes de fazer a importação, indicamos fazer a limpeza da lista usando um serviço que faça a verificação de toda a sua lista e aponte quais são os emails válidos e inválidos. Por aqui, quando precisamos usamos o BriteVerify. mas existem outras ferramentas no mercado.

Vale pontuar que esses serviços são pagos pela quantidade de emails na lista.

2. Exclua Leads com Hard bounces

Como explicamos anteriormente, Hard Bounces são problemas permanentes, então esses Leads estão apenas fazendo volume na sua base, e não cumprindo o papel de Leads (ativos de Marketing Digital).
Por isso, indicamos uma rotina de exclusão de Leads inválidos a cada 3 meses.

Para fazer esse processo dentro do RD Station, basta criar uma segmentação baseada no Bounce:

captura de tela do RD Station, mostra segmentação de bounce criada

E, depois de salvar a segmentação, excluir os Leads.

3. Crie uma segmentação de usuários de baixa atividade

Como não há um custo financeiro adicional em continuar mandando emails, muitos costumam não ligar para a taxa de abertura de um envio de Email Marketing, mas os provedores ligam.

As métricas de engajamento de email também são relevantes para construir a sua reputação junto com os provedores de email e garantir que sua mensagem não caia na caixa de SPAM dos seus Leads.

Por isso, indicamos que você construa uma segmentação de Leads desengajados e construa uma estratégia paralela de email marketing para ele, visando o reengajamento desses Leads.

>> Como construir sua segmentação de inativos e sua estratégia de reengajamento de Leads

4. Use estratégias para estimular o uso de emails válidos

Uma forma de garantir que apenas endereços de emails válidos entrem na sua base é utilizar a dupla confirmação em seus formulários. A funcionalidade envia uma mensagem para o email cadastrado e apenas após o clique no email o Lead entrará para sua base de Leads.

Se você não quer ser tão radical nas suas estratégias – afinal, muita gente só esquece de abrir o email e confirmar a inscrição –, você pode fazer como nós:

Quando alguém vai baixar um de nossos materiais ricos, deixamos claro que o link do material será enviado por email. Por isso, se o “Lead” utilizar um email inválido, ele não terá acesso ao material que deseja baixar.
Claro, isso não impede a entrada de Leads inválidos, mas reduz, fazendo com que quem está realmente interessado no material informe um email válido.

>> Conheça mais sobre nossa estratégia de Landing Pages

Como você pode ver, limpeza de listas não é só o corte de emails inválidos ou sem retorno, mas a organização dos que ainda podem estar interessados no seu conteúdo. É um trabalho duro mas, se você tiver uma metodologia clara e diligência, manter suas listas de email limpas e livres de Hard Bounces só trará benefícios para suas campanhas de Email Marketing.

Você já realiza esse tipo de higienização em suas listas de email? Ficou interessado em implementar essa política em seu Marketing? Comente aqui com a gente!

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Ana Paula Agostini

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