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Sprint planning: 4 dicas para reuniões produtivas e focadas em resultado

Por Francis Scheid em 17 de julho de 2019
Leitura de 5 minutos

O que temos  reparado ao longo dos últimos anos é uma certa “startupização” das empresas e uma crescente troca de conhecimento entre os players dos mais diversos segmentos de mercado, o Marketing de Conteúdo contribui muito para isso. Isso significa que, nesse meio dinâmico, uma empresa inflexível, que demora muito para se adaptar a uma realidade em que a mudança é a regra e possui uma gestão burocrática, corre sérios riscos de ficar para trás.

Nesse contexto, as metodologias ágeis como o Kanbam, o FDD, o Lean, o Scrum e companhia, surgem para dar conta dessa realidade.

Como qualquer método, essas metodologias são feitas para serem compreendidas, adaptadas a realidade de sua empresa (sem descaracterizá-las) e seguidas.

Dentro das metodologias que citei, a que tem tido um destaque em difusão no mercado é a Scrum. Muitas empresas já exigem o domínio dessa metodologia ao contratar funcionários.

Hoje compartilho com vocês alguns conhecimentos adquiridos que são úteis para um rito elementar na metodologia Scrum: a reunião de Sprint Planning.

O que é a Sprint Planning na fila do pão?

Você tem uma entrega para ser feita, ok?

Quanto mais complexa essa entrega, mais atividades estão em seu guarda-chuva e mais atividades estão no guarda-chuva dessas atividades. Isso é muito visível quando tratamos de projetos com alta complexidade, como a execução de um plano de inbound marketing, por exemplo.

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Perceba, se não houver uma organização das demandas de um plano de marketing para serem entregues em determinados períodos (no plural), o projeto já era.

A ideia da reunião de Sprint Planning é que ela seja um planejamento para entregas em um determinado período.

No modelo ideal, três figuras devem participar da reunião:

  • o responsável pelo projeto ou o PO (Product Manager),
  • o Scrum Master – responsável pelo bom funcionamento do Scrum
  • o time que desempenhará as atividades do Sprint.

Qual o objetivo da Sprint Planning?

O maior objetivo da sprint planning é alinhar o Product Owner com a equipe.

No final da reunião é necessário que haja um consenso entre o que será entregue ao final do Sprint. Ou seja, o produto dessa reunião é um escopo de atividade exequível para ser entregue pela equipe dentro de um determinado período de tempo.

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Para que isso seja possível, é fundamental que o PO (ou gestor do projeto) deixe o backlog de atividades bem priorizado e refinado para a compreensão da equipe e para que não se subestime o tamanho que uma atividade possa ter.

Isso por que, a partir desse refinamento de atividades, o time poderá preparar-se para as atividades de acordo com a sua capacidade de realizar as entregas até o final do Sprint.

Essa reunião é tradicionalmente dividida em duas partes: na primeira é definido o que vai ser desenvolvido, na segunda de que modo isso será feito.

No entanto, como podemos imaginar, reuniões podem ser um prato cheio para a contraprodutividade. Você sabe do que eu estou falando, certo?

Como ser contraprodutivo não está nos nossos planos (sem tempo, irmão), passarei algumas dicas para deixar essas reuniões mais efetivas e produtivas.

Passos para uma Sprint Planning mais produtiva e efetiva

1 –  Manter o foco

Aqui vale aquela máxima: “se tudo é prioridade, nada é prioridade”.

Isso significa saber montar um backlog que, de fato, priorize as atividades essenciais para o sucesso do projeto e que deixe em segundo plano aquilo que ali deve ficar.

Isso vale tanto para o backlog quando para o andamento da reunião.

Assuntos que precisam ser discutidos em outra reunião devem ser tratados em outra reunião.

2 –  Gestão do tempo

Um olho na pauta e o outro no relógio.

Além de tomar o cuidado para os que assuntos da reunião da Sprint Planning não fujam da pauta, o Scrum Master precisa lembrar os participantes da reunião qual o objetivo dela e o tempo que deve durar, sempre.

Desse modo, a equipe também estará ciente da importância da objetividade que deve permear esse encontro.

Caso o tempo previsto esteja perto de estourar, é importante lembrar os participantes da reunião de quanto tempo ainda resta para finalizá-la.

Isso pode ser um pouco indigesto no início, mas depois há um processo de educação dos participantes para que o tempo para a reunião seja devidamente cumprido.

3 – Presença

Você sempre terá 100% das pessoas presentes em 100% das reuniões de Sprint Planning?

Não.

É por isso que quando houverem faltantes, a reunião deva ser cancelada?

Não.

Metodologicamente, e isso é importante, as ausências não eximem os não participantes da reunião de suas responsabilidades que são definidas nela.

Uma dica que pode ser útil é: já na reunião de Sprint Planning, se certificar de quem não poderá estar presente na próxima reunião.

4 – Atenção a capacidade produtiva

Na definição das atividades que farão parte do Sprint não é adequado contar com 100% da capacidade produtiva da equipe. Isso porque, no caso do Inbound Marketing, por exemplo, refações e revisões podem ser necessárias na Sprint, além de outros imprevistos.

Uma projeção de produtividade que tem sido aceita no mercado é a de 80% na Sprint.

Desse modo, tanto superestimar a capacidade da equipe como subestimar, pode ser contraprodutivo. Se a capacidade é superestimada, é muito provável que na próxima reunião de Sprint Planning os mesmos pontos que foram acordados na última ainda estarão em pauta. Ou seja, as entregas não foram feitas.

Por fim, é importante que essa construção coletiva que ocorre na reunião de Sprint Planning não seja desvalorizada ou desconsiderada.

O alinhamento entre o responsável pelo projeto e a equipe promovem transparência, previsibilidade, agilidade e resultados.

Possui mais alguns hacks para otimizar e deixar a reunião de Sprint Planning mais produtiva? Comente aí embaixo. 🙂

 

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Francis Scheid

Customer Success Manager em Conexorama
Formado em Comunicação Social, tenho um profundo interesse por Marketing e Publicidade. Apaixonado pelo aprimoramento constante e por ideias fora da curva e desafiadoras, acredito que tudo e todos têm em si a capacidade de nos ensinar algo.
Francis Scheid