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A importância da comunicação entre equipes no Marketing Digital

Por Jean Vidal em 14 de fevereiro de 2017
Organização e controle das informações é essencial para obter fortes resultados no Marketing Digital. Mas, para isso, é preciso ter uma boa comunicação entre equipes!
Leitura de 8 minutos

Em um dia desses, fomos comemorar algumas metas alcançadas e marcamos um almoço com todos da nossa equipe. Nós todos, na data que escrevo esse artigo, estamos reunidos em uma grande sala compartilhada, onde você pode deduzir que um aviso seria facilmente percebido. Além deste fato e considerando todas as ferramentas de comunicação entre equipes que usamos aqui – ainda sim – alguém comentou que não estava sabendo do almoço da comemoração.

Comunicação pode ser considerada o grande diferencial do ser humano, mas é também um desafio enorme (mesmo diante de tanta tecnologia). Se um aviso simples de almoço em equipe pode passar despercebido, é bem provável que algo importante, relacionado a uma rotina ou a um processo, esteja sendo passado batido por alguém da sua equipe.

A comunicação entre as equipes é um desafio em qualquer empresa e ter falhas no compartilhamento de informações é um risco enorme no processo de Marketing Digital.

No artigo de hoje, pode parecer que estamos fugindo um pouco do nosso tema principal, mas não estamos. O que vamos apresentar é crucial para organização e controle das informações e, claro, também para obter bons resultados no mundo digital. Entenda melhor!

Que tipos de equipes podem precisar se comunicar nas atividades do Marketing Digital?

Quando falamos da metodologia do processo de Inbound Marketing, muitas frentes precisam ser trabalhadas. Seja a publicidade no Google ou no Facebook, Marketing de Conteúdo, Redes Sociais, e-Mail Marketing, Nutrição, eBooks e por aí vai. Cada uma dessas frentes precisa de uma rotina, de um processo bem definido e consciente entre todos os envolvidos.

Só aqui na nossa agência, temos alguns setores, como Social, Content, SEO, Ads, Growth, Design, Planner e Customer Success, com pessoas responsáveis e atividades correspondentes.

Na prática, quando, por exemplo, vamos lançar um novo eBook para um cliente, precisamos começar pela definição do tema do material (Planner), passando pela adaptação do conteúdo (Content), pela diagramação (Design), além do alinhamento das revisões, prazos e aprovações com os clientes (que está ligado à rotina do nosso Customer Success). E, para finalizar, temos a etapa de divulgação nas Redes Sociais (Social) e ativação dos  anúncios no Google e Facebook (Ads).

Essa nossa estrutura é ideal para ilustrar, mas cada empresa tem o seu formato conforme a capacidade interna, ou até por conta de parceiros estratégicos em algumas etapas. Por isso, é muito importante todos os setores entenderem em qual etapa, com quem e por meio de qual processo funcionarão as frentes. Isso é vital para que o Marketing Digital funcione para cada projeto.

“Ok, mas e quando eu faço todas as frentes do Marketing?”

Essa é uma pergunta comum quando falamos de comunicação entre equipes, que é não me preocupar com o assunto quando estamos “sozinhos” no processo do Marketing Digital de uma empresa. Aqui, dois pontos são importantes:

1) Apesar de ser apenas uma pessoa no setor, arrisco a dizer que provavelmente você tenha um superior, alguém a reportar (que pode ser um diretor, dono da empresa, ou até mesmo um cliente que você precisa agradar). Assim, se preocupar com a comunicação da empresa é importante para que o outro possa entender os processos.

2) Outro ponto importante é, desde o início, com menos pessoas na sua equipe interna,  trabalhar o hábito de utilizar formatos e ferramentas de comunicação. A comunicação integrada precisa acontecer para acompanhar o crescimento do negócio – que todos tanto buscamos – para que o trabalho não perca a qualidade, e uma só pessoa não precise ficar o dia todo “apagando incêndios”.

Por que a comunicação é importante para o Marketing Digital?

Alguns pontos da comunicação vão influenciar no resultado final do seu Marketing Digital. Listamos alguns pontos que foram observados na nossa experiência, para ressaltar o que já falamos algumas vezes aqui no blog: se é complexo fazer Marketing Digital para uma única empresa, imagina para 30 ao mesmo tempo. Assim, descobrimos que:

Organização e Fluxos
Comunicação clara entre setores é sinal de boa organização entre as atividades, fluxos de processos e trabalhos que estão funcionando na prática.

Passar o bastão
Se você quer aumentar o resultado, precisa entender que existe o momento em que “passa o bastão”, para que o próximo colega siga com o processo.

Revisar processos e Aprender
A comunicação ajudará a identificar e ajustar rapidamente um processo, de modo que os setores possam realmente compartilhar o que foi aprendido com a prática e transformar a rotina em algo melhor para todos (equipe interna e clientes).

Crescimento da empresa
Como já citado, como empresa, todos trabalhamos muito para crescer. Se chegar nesse crescimento for um problema de comunicação, passa a ser desmotivante. Se isso ocorrer, provavelmente, o seu negócio precisará encolher e recomeçar. Para evitar isso, é preciso trabalhar a comunicação desde já.

Aqui para a nossa empresa, a comunicação entre as equipes é um pilar que buscamos sempre melhorar. Não somos os “melhores do mundo”, mas somos cuidadosos e tentamos evoluir muito nesse ponto. Talvez, dar muita atenção a esse fator seja um dos motivos de termos sido eleitos bicampeões como a Agência de Inbound que mais trouxe sucesso para os seus clientes.

Para não ficar apenas na parte teórica nesse meu artigo, vou fazer um breve resumo do que utilizamos de ferramentas para melhorar a nossa comunicação. Confira!

O que usamos aqui na agência para nossa comunicação entre equipes

Para algumas atividades, como o Marketing de Conteúdo (artigos no blog), utilizamos algumas ferramentas específicas, como o Google Docs. Com ele, podemos escrever juntos, revisar, adicionar comentários e ter um local ideal para deixar nossos conteúdos bem alinhados entre os envolvidos.

Sendo bem sincero, somos meio viciados nas soluções G Suite (do Google). O pacote de serviços vai além de usar o Gmail para a @conexorama.com (que já é ótimo, já que o Gmail é a melhor ferramenta de e-mail atual).

Para entender o grau do nosso fanatismo, hoje, com 10 pessoas na equipe, usamos um controle compartilhado (via planilhas do G Suite), em que temos o scrum de atividades da equipe toda (separado entre atendimento, design e administrativo).

Eu tenho a minha agenda organizada, cruzando com as atividades dos clientes e de modo que todo os integrantes possam entender o que e qual atividade está com quem, ajustando o seu controle com as entregas dos colegas.

Logicamente, com o crescimento da empresa, teremos que otimizar esse processo para o uso de alguma ferramenta, mas é válido mostrar a nossa experiência. Para nós, organização não trata-se de uma questão de investimentos: com criatividade, você pode manter uma rotina bem organizada e compartilhada entre todos.

Outra ferramenta (que usamos no modo free, no momento) é o Slack. Ele é uma grande central de “bate-papo”, em que podemos ter canais específicos, seja por clientes, por setores, por assuntos variados, e compartilhar tudo com os envolvidos, de modo que a comunicação seja rápida e aberta a todos.

No exemplo do print, precisei assumir uma atividade e pedi ajuda para revisar uma etapa do processo. Logo, todos os envolvidos já me ajudaram e naturalmente revisamos o que foi o combinado no fluxo de trabalho.

Além disso, usamos aqui na empresa, para o setor de vendas, a ferramenta do Pipedrive, que é ideal para a organização do funil de vendas. Essa ferramenta é fantástica, já que se interliga com tudo o que usamos. Ou seja:

1) Usamos o RD Station (ferramenta all-in-one de automação de Marketing) para fazer as atividades de Inbound Marketing. Quando um Lead se torna oportunidade, basta marcar com oportunidade no RD que ele vai diretamente para o Pipedrive (por meio da integração entre as ferramentas).

2) Quando entra um novo deal no Pipedrive (vindo do RD), existe uma integração com o Slack e logo todos da equipe podem acompanhar que o setor de Vendas está avançando com um novo cliente. Se o Deal for marcado como ganho, automaticamente todos sabem nesse mesmo canal do Slack. Assim, desde antes de fechar o time que irá atender, já estão conhecendo nossos futuros clientes.

Extra: A comunicação com nossos clientes

Nosso grande desafio como agência é melhorar a comunicação com nossos clientes. Hoje, somos bem proativos e, em alguns momentos, enviamos muitos e-mails (entre as aprovações e debates existentes). Estamos com alguns projetos para melhorar fortemente esse aspecto do nosso negócio.

É válido dizer que investimos e continuaremos investindo a nossa atenção na melhoria da comunicação com nossos clientes. Afinal, se entre a equipe (que divide o mesmo espaço) já é um desafio, temos a consciência que é um maior ainda a comunicação com as empresas que atendemos, que estão nos 4 cantos do Brasil.

Espero que tenha gostado desse artigo. Pra mim, é quase um manifesto sobre a importância do gestor cuidar dessa parte do processo e ter um negócio saudável. Compartilhe comigo a sua opinião e experiências. Deixe um comentário!

Jean Vidal

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Priscila
Priscila
5 meses atrás

Jean, muito bom o artigo!
Gostaria de visualizar esse modelo que usam de controle compartilhado do scrum de atividades. É possivel? Estou criando um e queria modelos para iniciar.

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