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Os 4 erros mais comuns de gestão financeira (e como evitá-los!)

Por Manu Favero em 1 de abril de 2021
Leitura de 5 minutos

O terror de muitos empresários é a gestão financeira. Eu sei que o assunto é longo e parece um monstro de mil cabeças, mas não é. 

Hoje, trataremos dos principais erros cometidos na gestão financeira e daremos algumas dicas para aprimorar esse aspecto na sua empresa.

Alguns fatores comuns que falham na gestão financeira afetam todo o funcionamento da empresa, uma vez que não se sabe exatamente a saúde financeira, estabilidade ou possibilidade de alterações.

É geralmente por conta dessas falhas que as empresas acabam sacrificando a verba do setor de Marketing, prejudicando a aquisição de clientes.

Quer saber mais e entender quais erros você pode estar cometendo na sua gestão? Vamos lá!

1. Falta de planejamento financeiro

Planejamento financeiro é essencial, tanto numa empresa quanto pessoalmente. Aqui, o lema é sempre “esperar o melhor, mas se preparar para o pior”. Nesse sentido, é imprescindível tentar prever cenários futuros, de acordo com o passado.

Desse modo, o planejamento pode ser feito em qualquer período desejado, seja mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anualmente. 

Frequentemente, as empresas preferem separar uma semana ao final do ano para preparar o financeiro do próximo. 

Assim, são planejados desde os valores previstos para recebimentos de vendas, até as férias dos colaboradores, momentos para contratação, possíveis rescisões, etc.

Podem ser utilizadas médias dos últimos 5 anos, entendendo os períodos de maiores vendas, de perdas de clientes, de rescisões de empregados, etc.

O gif mostra um contador trabalhando em uma antiga calculadora manual

Nesse momento também entram os novos projetos: novos produtos, serviços, aquisições, etc. Para esses novos gastos ou investimentos, uma dica é utilizar o método 5W2H para avaliação e preparação.

  • What? (O quê?)
  • Who? (Quem?)
  • When? (Quando?)
  • Where? (Onde?)
  • Why? (Por quê?)
  • How? (Como?)
  • How Much? (Quanto custa?)

Vale pontuar aqui que, apesar de algumas empresas serem super rígidas com o planejamento financeiro, ele não precisa ser imutável. Você pode usar seu planejamento como um “norte” para direcionar os gastos, mas sem congelá-los. Depende do nível do planejamento e das oportunidades do mercado.

2. Controle financeiro precário

Acontecendo um planejamento ou não, o controle financeiro é o mínimo que uma boa gestão precisa. E aqui não entram apenas os grandes gastos, mas cada centavo que sai das contas da empresa precisa ser registrado e identificado. 

Uma forma de otimizar este controle é investindo em um sistema que permite automatizar algumas verificações e otimizar o tempo investido nessa tarefa.

Mas não ter uma ferramenta não é desculpa para não controlar entradas e saídas! Uma planilha que contemple todo o período e as informações necessárias é suficiente.

Caso sua empresa precise fazer esse acompanhamento manual, aqui vão algumas dicas:

  • Use e abuse das abas: Separe abas de entradas e de saídas;
  • Identifique com a maior precisão possível todos os valores recebidos e pagos, saiba o que foi pago, quando e para quem, pelo menos.
  • Tenha um Plano de Contas definido, para classificar as receitas e despesas pelos grupos corretos. Por exemplo: FGTS e INSS seriam classificados como Impostos sem Folha (seu contador pode auxiliar aqui).
  • Crie uma aba com um resumo (Dashboard) das informações do período inteiro: se sua planilha for anual, tenha nesse Dashboard as informações mensais e um somatório do ano, para facilitar a visualização dos valores e auxiliar na tomada de decisão.

E, por último, lembre-se: o simples é sempre melhor nesses casos. Um layout simplificado torna mais fácil encontrar alguma informação específica. 

Elabore nos dashboards e resumos, separe por equipe, por período, por grupo de despesas, etc. O máximo de condensação de informações pode fazer uma diferença enorme no planejamento.

3. Não ter uma reserva para imprevistos e oportunidades

Problemas acontecem e geralmente não vêm com aviso prévio (tá aí a pandemia pra nos lembrar disso).

Por isso, mesmo que sua empresa não tenha um planejamento financeiro, tenha sempre uma reserva financeira para imprevistos que geram despesas financeiras. 

Idealmente, salvar 10% das receitas é suficiente para eventuais gastos inesperados.

Essa reserva financeira também permite que você tenha uma margem extra para aproveitar oportunidades que podem aparecer ao longo do seu ano (como uma parceria ou um evento, por exemplo).

4. Não ter uma provisão financeira 

Uma empresa com saúde financeira estável é aquela que consegue fazer o dinheiro girar, enquanto tem guardado o suficiente para manter o funcionamento por, pelo menos, 6 meses. 

Com essa provisão guardada (seja em poupança, investimento, conta corrente separada… como preferir), a empresa tem tranquilidade em tomar algumas decisões, com a segurança de que os funcionários e fornecedores serão pagos sem problemas dentro daquele período. 

Lembrando: esse é o cenário ideal. Se sua empresa não tiver essa provisão, não quer dizer que ela não é saudável. 

Mas, se um imprevisto grande acontecer, não ter essa provisão irá aumentar as chances de precisar interromper suas operações.

Essa provisão não é criada de um mês para outro, é claro. Mas incluí-la no planejamento ou no controle financeiro ajuda com que se torne uma rotina e, quando se percebe, o dinheiro está lá, guardado e pronto para uso. 

Outro ponto que precisa ser ressaltado é que essa provisão é diferente e precisa estar separada da conta utilizada no dia a dia, e da poupança para imprevistos. São finalidades diferentes, então a separação se faz necessária.

Como falamos, a gestão financeira precisa considerar os piores cenários possíveis, mas sempre esperando que não aconteçam. 

Bons controles, planejamento completo e antecipação de problemas são chaves para uma boa saúde financeira.

E aí? Já fez o planejamento financeiro deste ano?

Manu Favero

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