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Gerenciamento de tempo: 3 dicas incríveis

Por Beatriz Bento em 10 de abril de 2019
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Gerenciamento de tempo: 3 dicas incríveis
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Você certamente conhece ou é essa pessoa que vive reclamando da falta de tempo. E, a questão nem sempre é a capacidade de produção, mas sim o gerenciamento de tempo. Gerenciar o tempo tem sido um grande desafio para gestores devido ao acúmulo de listas de tarefas, e-mails, telefonemas e muitas reuniões que sobrecarregam a gestão e os colaboradores em uma empresa.

Fica a dúvida: como melhorar a produtividade dos meus colaboradores?

Um dos obstáculos que atrasam o crescimento de uma empresa costumam estar relacionados ao não cumprimento de determinadas tarefas e de prazos. Mas com apoio de algumas técnicas de gerenciamento de tempo que você vai encontrar aqui, você pode motivar todos os envolvidos nos processos, criando um sentimento de satisfação e realização em colaboradores, gestores, e principalmente, nos clientes.

O que é gerenciamento de tempo?

Gestão do tempo é o processo de organizar e planejar a forma como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Um conjunto de habilidades, ferramentas e técnicas podem ser usadas para gerenciar o tempo.

Sabendo disso, para escrever este artigo dividi meu tempo e meus dias. Primeiro procurei entender mais sobre o assunto, no final dos meus dias eu separava um tempo para isso. Depois coloquei a mão na massa, mas me organizei para riscar todas as atividades do meu scrum e ter um tempo livre para escrever. Parece difícil, não é mesmo? Mas, na verdade, foi bem fácil…. Sei que preciso de tantas horas para finalizar todas as minhas atividades, então fui me organizando para deixar o mais livre possível o dia que eu resolvesse escrever. Bem, desliguei minhas redes sociais, o slack e me concentrei nessa atividade, tentei não fazer outras coisas ao mesmo tempo.

Já que entramos no assunto: vamos conversar sobre o mito da multitarefa?

Sabe quando você tenta fazer muitas atividades ao mesmo e no fim não dá conta de nada? Começa a fazer uma atividade mas de repente aparece algo mais urgente? E, sem contar todas as tarefas que você não conseguiu terminar,né. Podemos dizer que foi um dia produtivo?

Eu já passei por algumas situações assim, hoje tento priorizar as atividades. Um bom gerenciamento do tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz.

Produtividade

Sabemos que não é possível criar mais tempo (acredite, 24h é mais do que suficiente para um dia). No entanto, todos podemos usar melhor das 8 horas que temos no ambiente de trabalho fazendo o uso correto deste tempo. Passar 12 horas trabalhando não significa que você realmente fez um bom uso do seu tempo, às vezes o colega que trabalhou 8 horas conseguiu terminar suas atividades com melhor eficiência. Segundo um estudo publicado na Revista Super Interessante da City University, de Londres, exagerar no trabalho na verdade faz mal para a carreira.

3 dicas para você gerenciar seu tempo

Agora que você já sabe que gerenciamento do tempo é mais que crucial para o aproveitamento da empresa, listamos 3 incríveis dicas de como colocar isso em prática. Vamos lá?

1- Planeje seu tempo

Assim como tudo na empresa, a melhor forma de ter um bom gerenciamento de tempo é através de um bom planejamento das suas atividades. Antes de começar qualquer tarefa, avalie o que precisa ser feito, defina uma ordem de execução, delegue as tarefas e sempre reserve um espaço para imprevistos.Ter um processo de gerenciamento de tempo não significa trabalhar às pressas, pelo contrário. Quando se tenta correr com as atividades para ganhar tempo, mais falhas passam a ocorrer e, consequentemente, será necessário despender mais tempo para realizar correções.Retrabalhos geram custos, tempo adicional, atrasos e estresse para gestores e colaboradores. Portanto, produtividade não tem a ver necessariamente com ter feito mais, mas sim, ter feito correto.

2- Ferramentas

Você pode utilizar diversas ferramentas simples como um quadro de anotações, uma planilha no Excel ou agenda, além de recursos modernos de controle de tarefas, como apps específicos para a gestão.

Uma lista de verificações é fundamental para ter uma visão geral de todas as tarefas e assim atuar conforme as prioridades estabelecidas. Parece uma dica simples, mas, a partir do momento em que você se concentra nas prioridades, é possível evitar que ações menos importantes se tornem urgentes.

Gerenciar uma equipe pode ser uma tarefa trabalhosa, mas nem por isso você deve esquecer seus compromissos diários. Dessa forma, utilize lembretes com frequência e procure sempre anotar seus compromissos e atividades. Essa prática irá ajudá-lo a cumprir suas tarefas no tempo programado e evitará esquecimentos.

 

3- Otimize suas atividades e seu tempo

É preciso identificar atividades que podem ser otimizadas, buscando maneiras e recursos para desempenhar a tarefa com qualidade igual ou superior e com menor tempo. E assim, ganhar tempo. Atividades repetitivas e longas são ótimas candidatas a passar por uma análise de otimização. Foque nas tarefas que só você pode fazer pela empresa, suas funções rotineiras precisam ser priorizadas. A organização é ponto importante para quem quer otimizar o seu tempo. Você já chegou em um ambiente com pilhas de papéis e não sabia por onde começar a procurar o documento que precisava? Isso prejudica muito o trabalho, organizar a rotina, os e mails, as mensagens no slack ajuda você a ganhar tempo.

Os casos de gestores e colaboradores que trabalham mais de 8 horas por dia são muito comuns. Porém, as jornadas muito longas são verdadeiras inimigas da produtividade.Trabalhar mais do que o suportável é uma fonte de estresse. Invista em um expediente aceitável

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