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6 dicas de como tornar as reuniões mais efetivas

Por Flávia Umpierre em 29 de março de 2019
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6 dicas de como tornar as reuniões mais efetivas
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Quem conhece a rotina frenéticas das agências de marketing sabe o quão importantes são as reuniões, sejam elas rotineiras, estratégicas, emergenciais, com o time ou com o cliente. Mesmo indiscutíveis para o desenvolvimento dos trabalhos, avaliação de resultados ou entrosamento, há quem questione, muitas vezes, as efetividades desses encontros.

“Participei de mais uma reunião que poderia ter sido um email”, muitos já devem ter dito ou escutado. Se essa sensação é horrível para você, imagina para quem organizou a reunião, tinha uma pauta em mente e saiu sem nenhum resultado. É frustrante para todo mundo.

Ao longo dos últimos anos, atuando com os mais diversos segmentos e perfis, passei a observar importantes pontos em comum entre as reuniões menos e mais produtivas. E é com base nessa experiência que quero compartilhar com você algumas dicas para tornar suas reuniões mais efetivas. Venha comigo!

Tudo começa pelo convite

Ter o cuidado em convidar os participantes da reunião com antecedência não é uma preocupação ligada apenas à reserva do tempo da agenda de todos. O ato de formalizar a intenção da reunião faz com que todos assumam o compromisso e evita, assim, possíveis desencontros e choques de agenda.

Mas, para isso, é preciso atenção a alguns detalhes como: data e horário, tempo de duração, local (físico ou virtual), participantes e pauta. Caso seja necessário, essa é a hora de solicitar materiais necessários, como por exemplo, levar notebook ou bloco de anotações.

Na hora de enviar o convite, busque ser claro e objetivo, mas não deixe margem para especulações ou dúvidas. O quero dizer com isso? Imagine você receber um convite para uma reunião com a diretoria com o seguinte assunto: “Reunião de realinhamento”, sem mais detalhes. O que você deve esperar? Como deve se preparar? Só consigo imaginar você com um tremendo frio na barriga. rs

Independente da frequência desse encontro, é imprescindível informar aos participantes os assuntos que pretende abordar. Isso fomenta com que todos estudem previamente o assunto, se preparem e levem suas considerações e/ou apontamentos.

Quando todos são convidados previamente, damos a chance também para que decidam sobre a necessidade ou não de participar do encontro. Bem como a divulgação do contexto e da pauta, que tornam o encontro mais produtivo.

Quando os participantes não se conhecem ou não estão costumeiramente participando da mesma frente de trabalho, é interessante apresentá-los já via convite, e justificar a participação de cada um. Esse é um bom exercício, inclusive, para você avaliar quem, de fato, precisa estar presente. (Falaremos mais sobre isso, abaixo)

Dica extra: que tal enviar materiais de estudo, enquete ou ata da reunião anterior? É uma boa ação para agilizar o debate.

Mais dica extra: Aqui na Conexorama utilizamos o Google Agenda para enviar os invites para o time e cliente, inclusive, para reserva das salas de reunião e call. E você, utiliza alguma outra ferramenta para reserva de agenda?

Pauta e objetivos definidos

Convites enviados, chegou a hora de se preparar para a reunião, certo? Errado. A pauta deve, de preferência, ser preparada antes de marcar a reunião.

Estude previamente todos os pontos que pretende levantar, possibilidades de solução, possíveis desdobramentos e/ou entraves. Com esse plano em mãos, a reunião fluirá de forma mais objetiva, com a clareza dos objetivos pelos quais estão todos ali naquele momento.

No caso de reuniões diárias ou semanais, é comum terem pautas recorrentes ou apenas acompanhamentos de ações. Mesmo assim, não deixe de revisar o que foi debatido no encontro anterior e conferir o que ficou em aberto, ou está em execução.

É nessa hora também que você avaliará a duração necessária para a reunião e todos que devem estar presentes.

Chegada a hora da reunião, apresente novamente a pauta aos presentes. Uma dica é reforçar também aos participantes sobre a duração do encontro e a dinâmica das participações.

Pontualidade e duração

Essa dica parece óbvia, eu sei. Mas quantas vezes você se viu preso numa reunião que, além de começar fora do horário, passou do tempo previsto? Pois é, é uma questão de respeito aos presentes, que certamente também têm outros compromissos naquele dia.

A pontualidade também interfere na importância que os participantes darão para aquele encontro. Basta uma reunião começar com atraso pela segunda vez seguida para nunca mais você conseguir iniciá-la pontualmente. Ou pior, garantir a adesão de todos.

O respeito ao tempo de duração da reunião também deve ser britânico. Reuniões sem duração prevista, ou que se estendem além do combinado, tendem a ser improdutivas.

Foco e participações

Uma dica para se manter fiel à duração prevista é atentar para o número de participantes. Segundo artigo publicado na Harvard Business Review, se sua reunião busca uma tomada de decisão, não convite mais do que 8 pessoas. O número pode chegar a 18, se o que você pretende é realizar um debate estratégico com o time, obter ideias, discutir cenários ou apresentar resultados.

O tamanho do grupo presente modificará a forma como você deve conduzir o encontro. Mas, alguns pontos devem ser comuns independentemente se você reuniu 3 ou 100 pessoas. São eles:

  • Apresentação: comece se apresentando, apresentando os presentes e agradecendo a presença de todos;
  • Contextualize: delimite tema, tempo e revise o motivo pelo qual estão todos reunidos e reforce o tempo que irá durar;
  • Dinâmica: explique como será a dinâmica das participações, a ordem as falas, se for o caso, ou das etapas a serem vencidas.

Por fim, mantenha o foco! Quanto maior o grupo ou os temas a serem abordados, maior a chance de dispersão. Busque focar 100% no problema a ser solucionado e as estratégias de atuação.

Dar oportunidade para todos participarem é fundamental, mas tente manter as rédeas no objetivo da reunião e evitar conversas paralelas. Uma dica legal é deixar claro em que etapa da reunião estão passando, dividindo o tempo em início, meio e fim.

Material de apoio

Tem resultados para apresentar? Propostas a defender? Leve uma apresentação. Quer treinar ou motivar o time? Invista em material de apoio, bloco de notas, espaço virtual para anotações, sugestões ou dúvidas.

Registro pós reunião – Ata

Para finalizar, minha grande dica é registrar tudo que foi debatido e decidido em reunião. A ata pode ser um simples email com o compilado da conversa. O importante é não deixar o debate morrer, ainda mais se dele nasceram ações que envolvem outros setores da empresa.

Copie todos os envolvidos e solicite que, se necessário, completem o que foi registrado. Esse é o momento também de alinhar os prazos das próximas ações, reuniões ou apresentação de resultados.

Ah! E não se esqueça de solicitar feedback. Entre outras, a cultura do feedback é uma ótima prática para crescer de forma colaborativa.

Por falar em feedback, que tal me contar o que achou deste artigo? Quem sabe possamos construir juntos o tema de um próximo artigo? =)

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Flávia Umpierre

Customer Success Team Manager em Conexorama
Jornalista, especializada em gestão de Mídia Sociais e Marketing Digital. Fascinada por aprender e compartilhar conhecimento. Aventureira assídua na cozinha e maratonista de Netflix.
Flávia Umpierre