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Como usar a metodologia 5W2H pode te ajudar a preparar um briefing completo?

Por Matheus Pasinatto em 12 de setembro de 2022

Todo mundo que já viveu uma rotina de execução de projetos, e aqui estamos falando de todos os campos possíveis, sabe que a comunicação é um ponto determinante para o sucesso (ou fracasso) de uma iniciativa.

Numa operação de Marketing então, nem se fala. Estamos a todo momento lidando com instruções de como fazer determinada peça gráfica, como criar conteúdos, como desenvolver emails, como executar um plano de automação.

Se tempo é dinheiro, o que dizer de um projeto que toma muitas horas de muitas pessoas e, por um erro de comunicação, não consegue cumprir seu objetivo?

Gif 5W2H

A velha brincadeira do telefone sem fio é uma boa forma de ilustrar que uma comunicação falha tende a distorcer totalmente o que um emissor diz e o que o receptor entende. E muitas vezes é isso que acontece vemos um resultado final de um projeto que não condiz em nada com as expectativas iniciais.

Para auxiliar nesse processo de comunicação surge o briefing. Mas ele não é capaz de eliminar todos os ruídos de comunicação se não for bem estruturado. E é justamente disso que falaremos neste artigo, propondo o uso de uma metodologia bem conhecida (5W2H) para a construção e briefings efetivos. Vem comigo!

Briefing para quê mesmo?

Captura de tela briefing 5W2H

“Ato de dar instruções concisas e objetivas sobre missão ou tarefa a ser executada”

O briefing nada mais é do que um guia para a execução de um projeto. É um documento em que devem constar todas as informações que sejam pertinentes ao desenvolvimento de uma ação, tais como o público-alvo, os objetivos, forma de divulgação, prazos, diretrizes etc.

São muitas informações que podem aparecer neste documento, como não se perder e identificar o que é realmente necessário?

Fórmulas prontas de produção de briefing não costumam funcionar para todas as realidades, na prática o mais importante é entender a lógica do processo e utilizar de ferramentas que nos ajudem nesse processo.

Trazendo um pouco do nosso aprendizado enquanto agência de inbound marketing multicampeã,  somado à metodologia 5W2H.

Vamos então destrinchar como essas 7 perguntas podem ser nosso guia para gerar ótimos briefings, reduzindo drasticamente problemas de comunicação na execução de projetos?

A metodologia 5W2H

Captura de tela metodologia 5W2H

Originalmente desenvolvida no Japão por profissionais da indústria automobilística, a metodologia 5W2h surgiu com o intuito de auxiliar na criação de planos de ação e na execução de projetos.

Trata-se das perguntas: 

Pode num primeiro momento parecer algo simples e superficial, mas ter clareza e conseguir responder cada uma dessas perguntas exige uma visão completa sobre o projeto.

Ao mesmo tempo, por serem perguntas simples e objetivas, elas podem ser aplicadas para qualquer tipo de projeto ou atividade que se deseja realizar.

Dito isso, vamos lá! Chegou a hora de detalhar o que queremos extrair de informação com cada pergunta:

What? (O que será feito?)

Qual é o tipo de trabalho a ser realizado? É um material de divulgação? Uma Landing Page? Um texto? O projeto de um novo produto?

Why? (Por que será feito?)

Essa pergunta de forma nenhuma deve ficar sem resposta.

Partindo do pressuposto que nunca fazemos algo só por fazer, sempre há uma justificativa por trás de uma atividade. Por mais óbvia que a resposta possa parecer, é importante descrever por que a execução dessa atividade é importante e relevante.

Esse é o momento em que precisamos detalhar qual é o objetivo final da atividade. 

Where? (Onde será feito?)

Esse ponto se refere ao lugar em que essa atividade deve acontecer.

When? (Quando será feito?)

Você já ouvir falar de plano de ação sem prazos? Não né? 

É essencial definir quando a ação deverá ser executada. Caso sejam diversas ações vale representar num cronograma, quanto melhor descrito, mais ajuda.

Who? (Por quem será feito?)

Esta etapa define quem serão os responsáveis por cada uma das ações. Vale designar uma pessoa específica ou até uma equipe.

How? (Como será feito?)

Essa pergunta é bem abrangente, e isso não é um problema, aqui o importante é registrar como essa ação vai acontecer

Se você lida com um cliente externo, pode ser um pedido específico que veio lá naquela reunião que vocês tiveram semana passada, esse é o momento de registrar e evitar que essa informação passe batida.

Já ouviu falar de menos é mais? Nesse caso pode esquecer. Quanto melhor descrito como realizar, menos chances de falhas de comunicação.

Quaisquer diretrizes, ou mesmo preferências devem ser trazidas para ajudar a enriquecer a resposta dessa pergunta.

How much? (Quanto vai custar?)

Aqui estamos falando da parte financeira: quanto vai custar? Esse tópico faz muito sentido para campanhas de mídias pagas e para projetos que envolvam, além de investimento de tempo, investimento capital.

Aqui também há a possibilidade de mensurar quantas horas de trabalho de determinada pessoa estão no planejamento para realizar essa ação.

Aplicando a 5W2H em um exemplo prático

Aqui vamos tomar dois exemplos para ficar mais divertido. Um mais sério e aplicado à nossa realidade: desenvolver uma nova página de produto para a empresa. O segundo exemplo é uma pessoa chamada Rubens que deseja aprender a tocar violão.

Para fins de organização, são dois projetos: Projeto LP e Projeto Violão. Vamos lá?

O que será feito?

Projeto LP: Será desenvolvida uma nova página de aterrissagem (Landing Page) para a venda do serviço recorrente de assinatura digital da empresa Tycoon.

Projeto Violão: O Rubens vai aprender a tocar violão.

Por que será feito?

Projeto LP: A página atual apresenta uma baixa taxa de conversão, conteúdo defasado e uma linguagem que não combina com o momento atual da empresa.

Projeto Violão: Desde a adolescência Rubens tem a vontade de aprender violão. É um grande fã da música popular brasileira e tinha um certo estigma de que aprender música não era acessível a ele, algo que mudou com a convivência junto a amizades recentes.

Onde será feito?

Projeto LP: A página será desenvolvida dentro da plataforma de automação de Marketing RD Station.

Projeto Violão: Rubens decidiu fazer aulas presenciais em uma escola de música próxima ao seu trabalho, que tem uma metodologia que lhe pareceu interessante.

Quando será feito?

Projeto LP: A página tem o prazo de 30 dias para ser finalizada. 7 dias por setor.

Projeto Violão: Em 3 meses Rubens tem a expectativa de conseguir tocar uma música de seu gosto.

Por quem será feito?

Projeto LP: A equipe de Planejamento ficará responsável pela definição da estratégia, o time de Conteúdo pela produção do copy, e Design pela proposta visual e implementação.

Aqui também temos a oportunidade de indicar para quem essa LP será pensada: persona Marcos, CEO de empresa de advocacia, 42 anos, com renda acima de R$ 12000, que tem foco na otimização da operação da empresa bem como aumento de lucros.

// Caso você ainda não tenha essa parte definida, temos um ótimo guia para desenho de personas.

Projeto Violão: O professor da escola de música e Rubens são as pessoas envolvidas.

Como será feito?

Projeto LP: O foco principal é o aumento da taxa de conversão, e para isso serão excluídos todos os elementos que levam o usuário a fugir da ação principal, que é a conversão no formulário. 

Além disso, a linguagem visual deve se aproximar do que a empresa tem proposto nos últimos materiais. O conteúdo deve adotar uma linguagem menos formal e mais cotidiana.

Projeto Violão: Rubens deseja concentrar seus estudos em ritmos brasileiros e música popular brasileira e no aprendizado do violão. A escola de música tem uma metodologia que propõe que o aluno estude diariamente por 15 minutos, além de 2 aulas por semana de 1 hora.

How much?: Quanto vai custar?

Projeto LP: O projeto está incluso no pacote de Inbound Marketing oferecido ao cliente. Em termos de tempo de pessoal, estima-se que cada setor necessite de 8 horas de trabalho.

Projeto violão: Rubens já possui o violão, então o custo será mensal de R$ 250.

Dicas finais sobre como preparar um Briefing

O exercício de preencher um briefing com todas as informações pertinentes requer uma visão sistêmica e estratégica sobre o desenvolvimento de um projeto. 

Muitas vezes, no processo de preencher um briefing, questões que não estavam tão claras acabam se tornando cristalinas. 

Sendo assim, o briefing se torna também uma ferramenta de metodologia de projeto, uma etapa importante para que os requisitos sejam bem definidos e o resultado otimizado.

Como ressaltamos anteriormente, nenhuma fórmula pronta tende a entregar um resultado perfeito em termos de briefing. Chegamos a um bom briefing entendendo sua lógica de funcionamento e nos fazendo as perguntas

As perguntas da metodologia 5W2H são ótimas para começar a desenvolver briefings melhores, e você pode aprimorar seus briefings a partir delas!

Agora queremos saber de você: use a caixa de comentários abaixo para falar sobre as metodologias que utiliza para desenvolver seus briefings. Aproveite também para comentar se gostou desse conteúdo ou indicar sugestões do que mais gostaria de ver por aqui.

Até a próxima!

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