Blog, Ferramentas,

4 ferramentas para dobrar a produtividade de quem trabalha em agências digitais

Por Rosângela Menezes em 8 de março de 2019
Leitura de 7 minutos
4 ferramentas para dobrar a produtividade de quem trabalha em agências digitais
5 (100%) 1 vote

Dobrar a produtividade é um tema mais polêmico do que parece. Há quem se orgulhe de fazer muitas atividades ao mesmo tempo. Da mesma forma, existem aqueles que acreditam que ser multitarefa emburrece. Tudo isso sem cair no debate de que “os homens não conseguem fazer mais de uma mesma coisa ao mesmo tempo”.

Polêmicas à parte, a grande verdade é que profissionais high perfomances têm métodos, são organizados e trabalham a priorização de forma que sobre mais tempo para praticar esportes, estar com a família e insira mais uma atividade aqui.

Primeiramente, vamos falar sobre o mito do multitarefa. Você já se viu com vinte abas abertas procurando referências para uma pauta, quando de repente lembrou que não respondeu um email do cliente e largou as duas atividades para iniciar uma urgência que surgiu no Slack? Eu já, mas desisti do hábito caótico de trabalho quando percebi que, na verdade: eu me perdia no meio das atividades, acabava não dando atenção que a demanda merecia e, muitas vezes, acabava o dia com uma coleção de tarefas metades. Não preciso nem dizer que dez atividades pela metade está longe de ser o exemplo de dobrar a produtividade que você esperou encontrar neste post, não é mesmo?

O segundo ponto que gostaria de levantar é sobre a quantidade de horas trabalhadas. Passar doze horas no escritório não faz você mais produtivo do que eu colega que ficou apenas oito horas. Pelo contrário, será que precisava mesmo? Será que uma dessas atividades realizadas ao longo dessas doze horas não poderia ter ficado para o dia seguinte? Será que não faltou priorização? Pergunto isso porque também já caí na armadilha de exigir muito de mim em um dia e estar cansada ao longo da semana, colocando em risco toda a produtividade da semana.

A vida exige cada vez mais equilíbrio: trabalhar, fazer exercícios, ir a Happy Hours com os amigos, praticar um hobby, que pode ser jardinagem, cozinhar, ler, ir ao cinema. Engana-se quem acha que as horas fora da agência não reflete nas entregas dos clientes. Dobrar a produtividade, portanto, é sobre priorização de atividades, mas também equilíbrio em todas as esferas da vida. É quase um estado da arte.

Dica de leitura para dobrar a produtividade

Dúvida? Está tudo no livro “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo” de Jeff Sutherland e J.J Sutherland. A metodologia Scrum é mais conhecida por seus resultados na gestão de projetos de desenvolvimento de softwares, mas o livro traz uma série de histórias que só asseguram que o método visa simplificar a vida das pessoas no trabalho, na escola (sim, há exemplos dessa aplicação) e até mesmo na reforma da casa. Tudo isso só é possível porque o Jeff acredita que “otimizar o tempo é a melhor forma de mudar a vida das pessoas.”

Abaixo separei algumas frases de efeito que gosto bastante nesta bíblia do Scrum:

  • A eliminação de desperdício deve ser o principal objetivo de uma empresa;
  • Fracasse rápido para que possa corrigir o problema o quanto antes;
  • O tempo define a sua vida, de forma que desperdiçá-lo é uma forma lenta de suicídio;
  • Quem se engaja no Scrum passa a valorizar cada momento como um ciclo de respiração e vida em constante movimento;
  • Fazer pela metade é igual a não fazer nada, pois qualquer coisa em andamento custa dinheiro e energia, mas não dá nenhum retorno.

Aqui na Conexorama levamos o Scrum muito a sério. Trabalhamos com Sprint semanais e temos uma visão de todo do projeto, uma vez que todo mundo tem acesso a agenda de todo mundo. Transparência é uma das bases do Scrum, pois além de reduzir ruídos de comunicação é possível verificar o que foi feito, o que falta fazer, quais problemas precisam ser resolvidos para um atividade andar e, claro, é mais fácil trabalhar a priorização e dobrar a produtividade da equipe.

O Scrum é o jeito que a Conexorama encontrou para conduzir os projetos dos clientes, mas existem várias outras metodologias que podem fazer com que a sua equipe entregue mais e possa ter mais tempo, seja para aplicar em atividades mais estratégicas ou até mesmo eliminar o desperdício de tempo nos repasses de atividades. Abaixo confira mais algumas dicas.

Métodos tradicionais para dobrar a produtividade

Pomodoro

O Pomodoro é uma dessas ferramentas coringas que faz com que você trabalhe concluindo uma atividade por vez. Ela consiste em ligar um relógio, ou usar aplicativos de Pomodoro ou sites como o Tomato Timer, e trabalhar concentrado durante 25 minutos.

Neste tempo, você não deve beber água, comer, levantar para ir ao banheiro ou dar aquela conferida nas redes sociais. Passado esse período de muita atenção chamado de Pomodoro, você descansa 5 minutos e volta a focar nas atividades por mais 25 minutos, descansa mais 5 minutos, repetidas vezes. No final do dia, muitas atividades foram riscadas por meio desse trabalho de formiguinha.

Depois de quatro Pomodoros, recomenda-se fazer um intervalo maior de meia hora. Essa ferramenta ajuda a dobrar a produtividade porque faz com que você faça uma atividade por vez com muita atenção. Como falamos anteriormente, ser multitarefas aumenta o tempo empregado em uma atividade e ainda aumenta as chances de erros.

Trello

O Trello é uma das ferramentas mais utilizadas em agências de comunicação. Ele é gratuito, fácil de usar, é possível delegar tarefas, colocar em prática a priorização de atividades e ainda é uma ferramenta muito eficaz para dobrar a produtividade durante reuniões de brainstorm. Dúvida? Experimente criar um quadro novo do Trello exatamente na hora de enviar o invite da reunião para os participantes. Peça para cada um deles criar um cartão com uma ideia. Pronto, já temos um ponto de partida para essa reunião.

Além disso, essa ferramenta pode ser o braço direito de quem já utiliza metodologias como o Scrum ou o Kanban, já que a forma mais comum de utilização do Trello é para criar quadros para tarefas “a fazer”, “em andamento” ou “concluídas”.

Slack

O Slack é uma ferramenta de comunicação e pode dobrar a produtividade da equipe justamente por quebrar aquele mito de que “agências de comunicação têm problemas de comunicação interna”. O software veio para reduzir a troca de emails e até mesmo reuniões de tomadas de decisão. O tempo está curto? Basta abrir um “canal no Slack” (uma premissa similar ao criar grupos no Whatsapp) com os envolvidos e resolver a questão sem precisar reservar salas de reuniões.

Além disso, o software permite conversas privadas, integração com profissionais fora da agência — é possível, por exemplo, criar um canal de comunicação com os clientes; instalar plugins – como o Google drive; conta com aplicativos para desktop, android e IOS; as mensagens são apagadas sozinhas depois de um tempo e ainda é possível usar gifs.

Itens fofos de papelaria

Até aqui falamos sobre ferramentas tecnológicas, mas é sempre bom lembrar que o mercado de trabalho conta hoje com cinco gerações: veteranos, baby boomers e as gerações X, Y e Z.

Há pessoas que já nasceram fazendo movimento de pinça em celulares inteligentes e tablets, mas também existem profissionais que estão se adaptando a essa pulverização de ferramentas tecnológicas. Se esse é o caso da sua agência, quadros e pincéis podem ser utilizados para mostrar as tarefas que estão “a fazer”, “em andamento” ou “concluídas”.

Tudo isso sem contar que pouca gente tem maturidade em uma papelaria, não é mesmo? Post its coloridos, planners semanais, agendas de papel, canetas, marcadores de texto… Na hora de dobrar a produtividade, o que importa é o que funciona para a sua equipe, afinal como bem lembrou Jeff Sutherland e J.J Sutherland: “O que o Scrum faz é promover a união das equipes para criar grandes projetos e isso exige que todos enxerguem a meta final e façam entregas parciais para atingi-las.”

E você, quais as ferramentas e metodologias são utilizadas na agência para dobrar a produtividade da equipe? Divida sua experiência conosco nos comentários!

Você gostou do nosso artigo? Compartilhe nas Redes Sociais!

Rosângela Menezes

Rosângela Menezes

Planner Analyst em Conexorama
Jornalista apaixonada por marketing digital e literatura de não-ficção. Nas horas vagas gosta de inventar na cozinha.
Rosângela Menezes